Penanganan Telepon

Cara Menangani Telepon

Sikap dalam pelanyanan efektif yang perlu diperhatikan sebagai seorang penerima telepon

Tata cara menerima telepon yang baik

Etika dan Tata Cara Menangani Telepon Keluar

PENUTUP

       Cara menangani telepon ada dua macam yaitu:

1. Respon untuk panggilan (incoming calls)
2. Melakukan panggilan (outgoing calls)

SLIDE 3

      sikap dalam pelanyanan efektif sebagai seorang penerima telepon yang perlu diperhatikan adalah 7C yaitu:

1. Caring
    Memperhatikan, mendengarkan dan mencatat masalah konsumen atau penelepon

2. Commited
    Merasa terikat dengan organisasi,tidak melemparkan permasalahan kepada orang lain dengan alasan bukan tugas atau urusan pribadi

3. Confident
    Penuh keyakinan dalam mengatasi masalah.

4. Considetate
    Bersahabat, menolong, dan mengerti emosi penelepon

5. Controlled
    Tidak terbawa emosi pada saat penelepon mengungkapkan kekecewaan ( marah )

6. Creative
    Mampu menemukancara - cara yang baik dalam menerima telepon

7. Contagious
    Besikap gembira,antusias, sejuk, damai pada penelepon.

TATA CARA MENERIMA TELEPON YANG BAIK

a.Begitu telepon berdering, sekretaris harus sekretaris segera mengangkat. Telepon, jangan biarkan telepon berdering lebih dari 3 kali.

b. Angkat telepon dengan tangan kiri dan tangan kanan memegang alat tulis dan block note.

c. Menjawab telepon hendaknya singkat, jelas, dan sopan. Ucapkan salam misalnya : “Selamat pagi, PT Mahakam  Trade”. Hindari penggunaan kata “Halo”.

d. Mencatat segala pesan atau permintaan penelepon dengan penuh perhatian

e. Bila perlu, sekretaris dapat meminta penelepon agar mengeja kata-kata asing atau nama yang sulit.

f. Nomor-nomor telepon, angka-angka, dan pesan-pesan penting harus diulang agar dapat dicek kebenarannya.

g. Menutup telepon setelah penelepon memutuskan hubungan terlebih dahulu.

Etika dan Tata Cara Menangani Telepon Keluar

Etika Berbicara Ketika

Melakukan Panggilan Keluar

a. Ucapkan salam.

b. Sebutkan identitas diri dan perusahaan.

c. Utarakan maksud yang ingin disampaikan dengan santun.

d. Ucapkan terima kasih.

Tata cara menangani telepon keluar

1. Sebelum menghubungi nomor telepon yang diinginkan, hendaknya sekretaris mencari atau mencocokkan dengan buku telepon

2. Mencatat semua pokok-pokok permasalahan yang akan disampaikan pada sebuah block note

3. Jika salah sambung hendaknya segera minta maaf

4. Bila hubungan sudah tersambung, sekretaris harus segera memperkenalkan diri dan menyatakan maksud menelepon

5. Bila selesai mengadakan pembicaraan, letakkan kembali gagang telepon dengan baik